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Welche Unternehmen brauchen einen Datenschutzbeauftragten?
Bereits Firmen, die mehr als vier Mitarbeiter mit der automatischen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten beschäftigen, sind laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Diese Voraussetzungen erfüllen oft bereits kleine und mittlere Unternehmen mit 20 bis 30 Mitarbeitern, denn die automatische Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten fällt fast überall an: Das betrifft alle Mitarbeiter, die mit Daten von Kunden, Lieferanten, von Geschäftspartnern oder auch von Mitarbeitern arbeiten. Bereits Mitarbeiter, die einen eigenen E-Mail-Account haben oder Läden, in denen per Kreditkarte gezahlt werden kann, fallen darunter.
Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte muss nicht unbedingt hauptberuflich beschäftigt werden. Erst Unternehmen, die eine gewisse Größe erreicht haben und daher in erheblichem Umfang personenbezogene Daten verarbeiten, benötigen einen " Hauptamtlichen ". Sowohl der interne als auch der externe Datenschutzbeauftragte sollte über allgemeine Rechtskenntnisse verfügen, ein Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge haben und Grundkenntnisse über Verfahren und Techniken der automatisierten Datenverarbeitung besitzen.
Für einen internen Datenschutzbeauftragten spricht, dass er viel mehr in die Prozesse des Unternehmens eingebunden ist. Meist übt er das Amt nur neben seiner normalen Tätigkeit aus. Für diesen Fall ist darauf zu achten, dass keine Interessenkollision vorliegt. Mitglieder des Vorstands und der Geschäftsführung, IT-Leiter und Personalleiter kommen für den Posten daher nicht in Frage. Viele Unternehmen haben sich bisher davor gescheut, einen internen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, da er einen besonderen, mit dem Betriebsrat vergleichbaren Kündigungsschutz genießt und sachlich und fachlich entsprechend ausgestattet werden muss.
Aus diesem Grund sollten die Unternehmen die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten in Betracht ziehen. Diese Lösung ist meistens auch kostengünstiger, da der externe Berater eine vergleichsweise niedrige Pauschale für seine Dienstleistungen berechnet. Zudem benötigt er keine gesonderten Räumlichkeiten, fachliche Einarbeitung und Weiterbildung entfallen. Nachteil eines externen Datenschutzbeauftragten ist, dass er nicht so umfassend in die betrieblichen Abläufe eingebunden werden kann.
Wichtig ist es, den Datenschutzbeauftragten schriftlich zu bestellen und die Aufgabe und organisatorische Stellung des Datenschutzbeauftragten zu konkretisieren. Zudem muss er auf seine Verschwiegenheitspflicht hingewiesen und auf das Datenschutzgeheimnis verpflichtet werden.
Welche Aufgaben hat ein Datenschutzbeauftragter?
Die Aufgaben eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten bestimmt das Bundesdatenschutzgesetz. So muss er auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen hinwirken, eine so genannte Vorabkontrolle durchführen, die beschäftigten Mitarbeiter in Form von Schulungen mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraut machen und ein Öffentliches Verfahrensverzeichnis für jedermann verfügbar machen. Zudem ergeben sich weitere Aufgaben aus dem Gesamtzusammenhang des BDSG oder sonstiger Spezialgesetze sowie auf Grund von unternehmensbedingten Besonderheiten. So hat der Datenschutzbeauftragte auch arbeitsrechtliche Vorschriften zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Personaldaten zu überprüfen oder die Nutzung von Kundendaten zu überwachen. Sehr sinnvoll ist es, dem Datenschutzbeauftragten eine Stellenbeschreibung an die Hand zu geben, die seine gesetzlichen Aufgaben konkretisiert.
Wer bis heute noch keinen Datenschutzbeauftragten bestellt hat, sollte nicht mehr zögern und sich für eine interne oder externe Lösung entscheiden. Aber, es wird davor gewarnt schnell irgendeinen Beauftragten zu ernennen, da die Anforderungen an einen Datenschutzbeauftragten sehr komplex sind. Neben der Kompetenz sollte der zukünftige Datenschutzbeauftragte aber auch ein feines Händchen im zwischenmenschlichen Umgang beweisen.
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